DEBER DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN POR LOS EMPRESARIOS: MÁS ALLÁ DE LOS CUATRO AÑOS DE PRESCRIPCIÓN FISCAL
La normativa tributaria establece que empresarios y profesionales deben conservar las facturas y demás justificantes con relevancia fiscal durante el plazo general de prescripción, que con carácter general es de cuatro años. Durante ese tiempo, la Administración puede comprobar las declaraciones presentadas, revisar gastos e ingresos e imponer, en su caso, las liquidaciones o sanciones correspondientes.
Ese plazo empieza a contarse, normalmente, desde el día siguiente a la finalización del plazo de presentación de la declaración de que se trate. Por eso, tanto autónomos como sociedades deben guardar durante ese período las facturas emitidas y recibidas, así como cualquier documento que justifique partidas declaradas tributariamente.
Ahora bien, este criterio general no siempre es suficiente. En determinados supuestos, la obligación de conservación se extiende más allá de esos cuatro años. Esto ocurre, especialmente, con los bienes amortizables o bienes de inversión, como maquinaria, vehículos afectos a la actividad, equipos informáticos o inmuebles.
La razón es sencilla: en estos casos, el coste de adquisición no se deduce en un único ejercicio, sino que se va imputando fiscalmente durante varios años a través de la amortización. Mientras se estén practicando esas amortizaciones, la factura de compra sigue teniendo relevancia fiscal, ya que sirve de base para justificar el gasto deducible aplicado en cada ejercicio.
Por ello, cuando se trate de bienes amortizables, lo prudente es conservar la factura durante todo el período de amortización y, además, durante los cuatro años siguientes al último ejercicio en que se haya aplicado la deducción. Solo así se evita el riesgo de no poder justificar correctamente esa operación en caso de comprobación o inspección tributaria.
En definitiva, aunque la regla general sea la conservación durante cuatro años, en materia fiscal conviene no quedarse con una visión simplista: si el documento sigue produciendo efectos tributarios, también debe seguir conservándose.
