DEBER DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN POR LOS EMPRESARIOS: ¿SON CUATRO AÑOS O SEIS?
Cuando se habla del deber de conservación de documentación por los empresarios, la primera referencia suele ser el plazo fiscal de cuatro años, que es el tiempo general del que dispone la Administración tributaria para comprobar declaraciones, liquidar deudas o revisar documentación con trascendencia fiscal. Ese plazo se cuenta, con carácter general, desde el día siguiente a la finalización del plazo de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación.
Ahora bien, esa no es la única obligación que debe tenerse en cuenta. En el ámbito mercantil, el artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su negocio durante seis años, contados desde el último asiento realizado en los libros. Esta obligación afecta no solo a la contabilidad en sentido estricto, sino también a la documentación que la respalda, como facturas, contratos y otros justificantes de la actividad económica.
Por tanto, no existe una contradicción real entre el plazo de cuatro años y el de seis. El primero responde a la normativa tributaria; el segundo, a la normativa mercantil. En la práctica, esto significa que muchos documentos empresariales deberán conservarse durante al menos seis años, aunque desde el punto de vista fiscal la prescripción general sea inferior. De hecho, varias fuentes coinciden en que ese es el criterio prudente para facturas y documentación contable ordinaria.
Además, conviene no perder de vista que hay supuestos en los que la conservación puede alargarse todavía más, como ocurre con facturas de inmovilizado o documentación con efectos fiscales prolongados. Por eso, desde una perspectiva práctica, lo más razonable para empresarios y autónomos es aplicar una política de conservación documental que tenga en cuenta tanto la normativa fiscal como la mercantil, y no limitarse automáticamente al plazo de cuatro años.
